Hoge exploitatielasten vormen vaak een onverwachte sluitpost van een operationeel informatiesysteem. Vooral het vooraf kunnen inschatten van deze kosten is een groot probleem, omdat de metrics op basis waarvan ervaringscijfers kunnen worden opgebouwd, ontbreken. Dit handboek wil voor dit gemis aan een begrotingsmodel met bijbehorende metrics een oplossing aanreiken.
Om een indruk te krijgen van de inhoud van het boek kunt u de inhoudsopgave raadplegen.
De exploitatielasten vormen een belangrijke component in de totale life-cycle kosten van een informatiesysteem. Het is daarom van groot belang dat deze kostencomponent voorspelbaar en beheersbaar is. Dit vereist inzicht in de opbouw van de exploitatielasten en in de factoren die hierop van invloed zijn.
Een begrotingsmodel biedt dit noodzakelijke inzicht. Het levert het fundament voor beheersing van de exploitatielasten gedurende de gehele life-cycle van een informatiesysteem, door alle betrokken partijen. Deze partijen zijn de opdrachtgever, de systeemontwikkelingorganisatie en het rekencentrum.
De opdrachtgever kan met behulp van het model de exploitatielasten tijdig betrekken in de kosten/baten analyses en waar nodig de systeemontwikkeling bijsturen. Het rekencentrum kan aan de hand van ramingen en begrotingen beter de benodigde resources plannen. Bovendien zal door de exploitatielasten vroegtijdig in de afwegingen te betrekken het ontwikkelen van minder wenselijke functionaliteit afgeremd worden, hetgeen een positief effect zal hebben op de verwerkingscapaciteit en kosten van het rekencentrum. Voor de systeemontwikkelingorganisaties tenslotte schept een begroting met een goede afweging van de exploitatielasten een beter kader voor het systeemontwikkelingsproces. De kans op onaangename verrassingen bij overdracht naar exploitatie, als gevolg van factoren waarmee men geen rekening had gehouden, wordt kleiner.
De NESMA heeft een begrotingsmodel opgesteld, dat voorziet in deze behoefte. Het is beschreven in de vorm van een handboek. Dit bevat een gedetailleerde beschrijving van alle uit te voeren stappen. In het handboek is een doorlopend voorbeeld verwerkt, waarbij zoveel mogelijk de gegevens vanuit een bestaand project zijn gebruikt.
Het model omvat zowel het begroten van de exploitatielasten (in termen
van geld) als het ramen van het verbruik van dataprocessing resources
(in termen van verbruik van CPU, I/O’s etc.). Het bestaat uit zeven
stappen, elk weer opgebouwd uit een aantal detailstappen.
De zeven stappen zijn:
Het in het handboek uitgewerkte begrotingsmodel bewandelt twee sporen. De exploitatielasten kunnen worden berekend volgens twee verschillende methoden: Run Time Functiepunten (RFPA) en de Actiemethode. Daarnaast biedt het model alle ruimte om organisatie specifieke onderwerpen zoals werkmethoden of wijze van tariefstelling, in te brengen. Het biedt als het ware een raamwerk dat geheel toe te snijden is op de eigen organisatie, of dit nu een rekencentrum is of de opdrachtgever van een te ontwikkelen systeem.
Om een begroting te kunnen maken zijn vanzelfsprekend specificaties van het betreffende informatiesysteem nodig. Voor dit begrotingsmodel zijn de specificaties die men doorgaans na een basisontwerpfase beschikbaar heeft het uitgangspunt. Het model is bruikbaar zowel voor online als batch verwerkingen. Het bevat diverse keuzemomenten. Dit is nodig omdat de wijze van ontwikkelen, begroten, hanteren en opbouw van tarieven per organisatie sterk kunnen verschillen.
Kenmerkend is het gebruik van twee verschillende technieken van begroten, waarbij de resultaten van beide berekeningen worden vergeleken en geëvalueerd. Verder is in het model een nadrukkelijke scheiding aangehouden tussen de begroting op basis van een gedefinieerd standaard service level en de begroting van kostencomponenten die buiten dit standaard service level vallen. Het bepalen van een commerciële begroting is als aparte stap uitgewerkt.
Van groot belang tenslotte is dat exploitatielasten kunnen worden toegerekend aan eenheden die voor de eigenaar van het systeem herkenbaar zijn. In het algemeen zijn dit de producten van de bedrijfsprocessen die door het betreffende informatiesysteem worden ondersteund.
Voor het maken van een raming en begroting zijn normen en kengetallen nodig. Deze op hun beurt kunnen alleen worden vastgesteld door de werkelijke exploitatielasten en het onderliggende resourceverbruik te registreren en de verschillen tussen de werkelijke en begrote waarden te evalueren. Begroten is derhalve een onderdeel van een totale begrotingscyclus die compleet moet worden geïmplementeerd.
Meer inhoudelijke informatie over het rekenmodel kunt u lezen in artikel "Het beheersen van de exploitatiekosten van informatiesystemen" (Ir. H.J.G. Peters Ing. J.A.Bakkenist), dat u hier kunt downloaden en/of afdrukken. Het verhaal is een aardige aanloop naar het handboek.